I tre pilastri della programmazione efficace

I tre pilastri della programmazione efficace

In questi ultimi anni mi è capitato di gestire e sviluppare tantissimi progetti, cosa che ha permesso al mio piccolo studio mono-professionale di diventare una vera e propria azienda, con più di venti persone che ci lavorano come dipendenti o collaboratori, configurata oramai come una media Azienda nel panorama imprenditoriale del nostro Paese.

Per ottenere questo ho dovuto imparare materie che sono sconosciute sia alla maggior parte dei miei colleghi odontoiatri, ma anche al classico piccolo-medio imprenditore italiano.

Le parole management o marketing, termini inglesi a cui ognuno sembra poter dare la propria personale definizione, sono diventati delle entità sacrali, che vengono sbandierate da persone che nella maggior parte dei casi le hanno lette in un paio di libri e mai applicate con successo.

Per quello mi piace sempre testare chi ho di fronte in relazione ai suoi numeri. Non c'é altro mezzo per verificare se quello che dice è frutto della sua esperienza pratica oppure sono solo delle nozioni di base e regolette buttate ad effetto in mezzo ad una presentazione accattivante, volta ad accalappiare ingenui clienti, che non nascono dalla sua personale e professionale esperienza di lavoro e di vita. E quelli che possono vantare simili esperienze, vi assicuro, sono realmente pochi.

Quello di cui vi voglio parlare oggi è un argomento specifico che rientra nella macrocategoria del management, quella che io chiamo: programmazione efficace. La programmazione della vita dell'azienda, che sia di uno studio dentistico, di una attività commerciale, di un complesso industriale o persino dell'attività di un singolo professionista, è vitale.

Questa programmazione riguarda tre aspetti principali, da cui si diramano, come da un tronco di albero, innumerevoli rami, sono la programmazione temporale, quella economico-strutturale, e quella pubblicitaria. Vediamole una per una:

1) Programmazione temporale: molti non hanno idea della quantità di tempo che viene sprecata in ogni azienda quando non viene eseguita una costante e attenta organizzazione. Comprati un planner e piazzalo sul muro dove lo possa vedere costantemente, uno in ufficio e uno in casa, e scrivici su tutte le tue adempienze, contratti, scadenze, corsi, appuntamenti e quant'altro. Organizza una agenda digitale al cellulare o sul tuo pc e sincronizzali. Impara a scrivere, scrivere, scrivere ! ogni volta che devi ricordare una cosa o anche solo quando ti viene a mente un pensiero interessante, se lo scrivi subito non sprechi energie ( e sprecare energie è un delitto per chi si vuole considerare un imprenditore o solo un bravo professionista ) e lo trovi a disposizione quando hai la necessità di usarlo. Per esperienza ti dico che è ottimo avere promemoria sia digitali che analogici, purché non si contraddicano tra di loro! Impara a vedere a distanza di mesi e non a distanza di giorni,  la vita della tua attività deve essere programmata per il futuro, nella migliore organizzazione, in modo da non essere mai in balia degli eventi, cosa che succede quando ti limiti a navigare a vista.

2) Programmazione economico-strutturale: qui hai tutti gli aspetti relativi al monitoraggio dei flussi di cassa, ma sopratutto allo studio del budget necessario e usabile per i progetti di espansione,  come gli investimenti in termini della formazione costante del personale, come corsi di formazione specifica e di crescita emotiva, incentivi personalizzati per aumentare il rendimento e la motivazione. Anche questo va pianificato con cura, perciò aiutati con il lavoro fatto ne punto 1 e decidi quali step dovranno essere intrapresi per raggiungere obiettivi a 6 mesi, 1 anno al minimo. Organizza dei momenti di controllo, pianificati nel planner, dove fare il "punto nave" e variare la rotta o valutare nuovi percorsi per raggiungere gli obbiettivi prefissati. Siedi e pensa, ogni tanto, non fare sì che la tua attività ti impedisca di pensare a chi sei e a dove vuoi arrivare.

3) Programmazione pubblicitaria: il marketing, ovvero l'universo immenso dei modi con cui ci facciamo conoscere ai nostri clienti, questo è il vero biglietto da visita dell'azienda. Il marketing non si improvvisa, non si fa in maniera scostante, non si subappalta ad aziende esterne che ti promettono mari e monti, previo esborso di adeguati acconti. Perché il TUO Marketing funzioni va gestito dall'interno, non ci sono scuse! Devi avere un responsabile preparato adeguatamente, mediante corsi specifici di alto livello, e rinforzato da specifiche consulenze esterne (un grafico e un videomaker ) a seconda delle campagne che si stanno portando avanti. Ricorda che solo tu e i tuoi collaboratori conoscete a fondo la storia della vostra attività e sapete quali sono i suoi punti di forza, da sponsorizzare all'esterno con creatività ed entusiasmo.

Questi sono i tre pilastri su cui devi fondare la tua vita professionale di Professionista e Imprenditore, se vuoi avere un successo duraturo e non vivere lamentandoti della crisi e trascinato semi inconsapevole dagli eventi.

Ti lascio con un ulteriore breviario di sei regole da applicare ad ognuno dei progetti che d'ora in poi sono sicuro inizierai a sviluppare:

  • Avere qualche idea è meglio che non averne nessuna;
  • Un programma efficace va sempre eseguito sino in fondo(non tergiversare in attesa del momento perfetto, agisci!);
  • Un programma efficace deve avere SEMPRE un responsabile definito, con compiti chiari, obiettivi valutabili e misurabili, e premi sui risultati raggiunti;
  • Un programma deciso va eseguito con costanza e psicologia robusta, per farlo a singhiozzo perché non si hanno tempo, voglia o risorse a sufficienza è meglio lasciar perdere;
  • Un programma va finanziato (deve avere un budget consono agli obiettivi che vuole raggiungere), impara a usare il denaro per fare crescere la tua azienda, i soldi saranno investiti, non spesi;
  • Un programma non va bene se penalizza altri segmenti dell’impresa che stanno generano maggior ricchezza. Cambiare in corsa si può, fa parte delle potenzialità della mente umana, e delle bellezza della vita, scegliere di volta in volta la miglior strada sarà la via per il TUO successo.

Nel prossimo articolo vedremo nel dettaglio questi ultimi sei punti, per ora inizia a lavorare con i tre pilastri, inizia a riorganizzare in maniera efficace la vita della tua attività, se lo farai scoprirai piacevoli cambiamenti nella tua vita, professionale e, scoprirai, personale. Buona vita !

Giuseppe Massaiu e Alberto Massaiu

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